Elegir un proveedor de software, no siempre es una tarea fácil. Esta decisión se verá muy influenciada en base a multitud de circunstancias como por ejemplo:

  • En función del tipo de empresa.
  • El tamaño de la empresa.
  • Si posee departamento de informática propio.
  • La formación y capacitación de los usuarios en lo referido a TI.
  • Su resistencia al cambio.
  • Criterios puramente económicos,
  • Criterios de afinidad con uno u otro proveedor,
  • La especialización de éste, etc.

Veamos una relación de ellos que consideramos importantes y esperamos que te sea de mucha ayuda, ya que la lista puede parecer exhaustiva, y estamos seguro que existen muchos más.

1.- Criterios económicos. Por desgracia, éste suele ser uno de los criterios principales para la elección. Cuando no existe mucha “cultura informática”, éste se convierte en prácticamente el único criterio que se tiene en cuenta. Y si a eso le sumamos la difícil situación económica de crisis actualmente, este se criterio se convierte en un factor clave, pero no siempre se convierte en la mejor elección.

2.- Criterios de afinidad y/o cercanía. Se conoce al proveedor actual muchos años y en algunos casos se dan relaciones de amistad, lo que condiciona a una continuidad y evolución con su software o servicio. Pensemos que los humanos somos “per se” reacios a los cambios, de ahí la expresión “Más vale malo conocido que bueno por conocer”, por lo que nos sentimos mejor dentro de nuestra zona de confort, y salirnos de ella implica desasosiego y temor.

3.- Reputación del software. En ocasiones nos guiamos por la marca o notoriedad del software, ya sea porque conocemos a alguien que ha sufrido una implantación o simplemente porque nos suena por su publicidad. Este es uno de los criterios más delicados porque a pesar que un software se haya implementado con éxito en una empresa, esto no garantiza nada con respecto a la implantación en la nuestra. Cada empresa es única y cada implementación también. Un consejo:

Duda del que va delante, podría ir por el camino equivocado.

4.- Especialización/sectorización del software. Mi opinión particular es que éste es el criterio más importante. Si mi negocio está orientado a la fabricación de artículos de descanso por ejemplo, deberemos buscar el software que mejor se adapte a nuestra fabricación, y en el peor de los casos en los que no exista nada similar en el mercado, buscaríamos un software lo más similar posible: fabricación de tapizados, fabricación de muebles, etc. La elección de un software no especializado conducirá inevitablemente a la tensión entre cliente y proveedor debido a la detección de innumerables carencias relacionadas con la sectorización.

5.- Especialización de la consultoría. Este punto se vuelve Imprescindible y es para nosotros la mas recomendable, dado que la experiencia de los consultores en el sector y ámbito de actuación de la empresa es muy importante. Y Deberá elegirse aquellos con probada experiencia en el rubro que se manejan estas empresas con la finalidad de garantizar el éxito de la implantación. La experiencia no solo se da sabiendo el tiempo que el proveedor se encuentra en el mercado, si no mas importante es saber de la experiencia de los especialistas que están detrás del producto y cual ha sido su trayectoria en el sector en el que nos encontramos, eso nos dará un indicador de la experiencia y una seguridad de que el proyecto no se caerá durante su implementación, y lo mas importante no nos generará una gasto adicional.

6.- Demostrada eficacia en empresas del sector. Un sondeo sobre las empresas de la competencia, suele ser una práctica necesaria con la intención de realizar una pre-evaluación del software si queremos asegurarnos de que el software cumple las especificaciones requeridas, y si existe la posibilidad de las adaptaciones propias de nuestra empresa/sector.

7.- Software cerrado. El proveedor nos vende u ofrece un paquete totalmente cerrado, sin posibilidad de cambios, o en su defecto, adaptaciones particularizadas que nos llevarán fuera de su versión estándar. Esto no es un problema inicialmente, pero sí lo es a medio plazo, pues nos condenará a un sistema dependiente del proveedor y no evolutivo. Cualquier evolución pasará por una actualización de esos desarrollos, la mayoría de veces, penalizado con nuevos pagos.

8.- Software a medida. Es el caso contrario al anterior, y consideramos que existen varios escenarios, y esto lo da el tamaño de empresa que somos, si recién estamos empezando y pertenecemos a la micro y pequeña empresa, y donde el proveedor nos ofrece no solo un producto, sino nos ofrece algunas ajustes al software que propone para nuestro sector/empresa, con la finalidad de tenerlo a nuestra medida, pero al final llegamos pasamos por un proceso de adecuarnos al software, por que en estas circunstancias el software cuenta con muchos mas procesos que la empresa. Por otro lado, si somos una empresa catalogada como mediana o grande, pues ya hemos pasado por un proceso de maduración y hemos desarrollado nuevas exigencias, las mismas que requerimos sean plasmadas en nuestro software, y es entonces que es hora de poner a prueba al proveedor en cuanto a su experiencia y capacidad de responder efectiva y eficazmente, pero este proceso no es económicamente sencillo dado que se debe volver a evaluar el continuar con el actual proveedor o comenzar la búsqueda de otro mas especializado, o buscar otro software mas grande debido a nuestras nuevas exigencias. Por otro lado los costos son un tema a considerar dado que en este nivel cualquier opción será de por si cara, y tendremos que evaluar la que mejores ofertas nos presente, pero es un proceso que toda empresa que está en crecimiento tiene que pasar, y un proveedor especializado juega un papel muy importante, y hasta tal vez la empresa debería estar considerando contar con un propio área de TI y contar con sus propias fuentes para realizar los ajustes necesarios (es aquí que realmente de denomina Software a medida). Esto conlleva a una posible comercialización de los códigos fuentes con el proveedor del software, y que por seguridad se recomienda entablar una nueva relación con el proveedor por el tema del soporte & mantenimiento, que siempre lo necesitaremos para afrontar mejor los nuevos proyectos en Tecnología que nos exigirá el sector en la que nos encontramos. Y si encuentras un proveedor que este preparado para acompañarte en este crecimiento, pues deberías considerar tomar su servicios.

9.- Conectividad. El software debe poder ofrecer conectividad con otras herramientas, sobretodo de ofimática. Ello nos liberará de cierta dependencia del proveedor para algunos informes, mailings, etc.

10.- Soporte, atención post-venta y servicios de mantenimiento. Éste ha de ser el resultado y continuación de una consultoría especializada. La implantación de un software tiene un principio, pero no es fácil establecer un fin, por lo que una vez puesto en marcha el software, habrá un tiempo de indudable necesidad de soporte y ayuda. La realización de un mantenimiento no solo es correctivo, sino también preventivo, tanto en base de datos como en el propio software y nos asegurará una mejora en la eficiencia de la herramienta.

11.- Adaptación a la normativa vigente. Puede parecer una obviedad, pero la realidad es que algunos softwares no están localizados de forma suficiente, bien porque vienen de otros países con otras leyes y otras problemáticas, o porque no son lo bastante ágiles para incorporar las nuevas normativas legales o bancarias en un mercado como el actual muy cambiante. Por lo que un proveedor nacional tendría ciertas ventajas con esto ya que si esta al tanto de las normativas locales y los ha considerado en su producto, se vuelve muy ágil y versátil.

12.- Plataforma y evolución del software. Es conveniente dedicar un poco de tiempo a analizar las plataformas sobre las que está desarrollado el software: base de datos, lenguaje, etc. Conocerlos puede darnos una señal de su modernidad u obsolescencia. En este punto de la obsolescencia al lenguaje utilizado en el software, consideramos no tan relevante, dado que la obsolescencia deberíamos evaluarla en el caso de que el software no este o se encuentre preparado para realizar las tareas requeridas, y es entonces que la obsolescencia pasaría a ser en si la obsolescencia del especialista o proveedor, ya que de no estar preparado para hacer que lo que requiere la empresa con los lenguajes ofrecidos, se consideraría que tenemos un proveedor/producto obsoleto.

13.- Migración de datos. En ocasiones es necesario trasladar parte de la información del sistema anterior al actual. Esto podrá hacerse de forma manual o mediante la asistencia del propio proveedor. Éste deberá además asesorarnos sobre la conveniencia o no de esas migraciones en función de la compatibilidad de los datos. Y consideramos que este punto sea un acápite del contrato que vaya a suscribir con su proveedor dado que el negocio no debe parar, y la información generada por su empresa es y será siempre su información, activo que debe ser bien resguardado y no debe ser un problema al momento del cambio de proveedor.

14.- Seguridad de la información. Siempre hay información sensible que ha de ser protegida, tanto para agentes externos, como hacia determinados usuarios. Un buen sistema de configuración de menús, niveles de acceso, roles de usuario, así como de auditoria de datos, aportarán un plus de confianza adicional hacia el nuevo sistema.

15.- Modularización de la herramienta. Es decir, las necesidades de cada empresa no son las mismas, por lo tanto, debe permitir hacer la inversión en función de las necesidades de cada momento y de forma incremental. De esta forma, nos aseguramos de la puesta en marcha de los módulos comprados y en un futuro la implementación según necesidades y nuevos requerimientos. Asimismo, evitaremos la aparición de costes ocultos e imprevistos.

Estos son los criterios que consideramos imprescindible analizar antes de tomar cualquier decisión sobre la elección de un proveedor de software. A partir de una elección errónea hará muy difícil lograr un éxito en la implantación de una herramienta TIC.

Los invitamos a participar en los comentarios para aportar vuestra opinión y contar vuestras experiencias.